Cursusadministratie zonder gedoe
van planning tot betaling volledig geregeld
Het organiseren van cursussen, workshops en evenementen brengt een hoop administratie met zich mee. Van het beheren van lesroosters, locaties en docenten tot het verwerken van inschrijvingen en betalingen: veel organisaties binnen de culturele sector ervaren dit als tijdrovend en complex.
Wij hebben voor meerdere culturele instellingen softwareoplossingen ontwikkeld waarmee de volledige cursusadministratie efficiënt en gestroomlijnd verloopt. Door zoveel mogelijk processen te automatiseren, zorgen we ervoor dat organisaties minder tijd kwijt zijn aan administratieve taken en zich kunnen focussen op waar het echt om draait: het organiseren van inspirerende activiteiten.
Flexibel cursusbeheer: eenvoudig en efficiënt
Onze oplossingen maken het mogelijk om eenvoudig verschillende soorten activiteiten te beheren, zoals:
✔️ Cursussen (meerdaags, wekelijks, flexibel instelbaar)
✔️ Workshops en eenmalige evenementen
✔️ Lessenreeksen en doorlopende lesprogramma’s
✔️ Speciale activiteiten, zoals proeflessen of open dagen
Voor elke activiteit kunnen diverse aspecten worden vastgelegd en beheerd, zoals:
- Locaties en beschikbare ruimtes
- Docenten en hun beschikbaarheid
- Benodigde materialen en lespakketten
- Minimum- en maximumaantal deelnemers
- Prijzen en eventuele kortingen
Door gebruik te maken van slimme product- en variatiestructuren kunnen organisaties hun aanbod flexibel inrichten zonder extra administratieve rompslomp. Zo kan bijvoorbeeld een schildercursus in verschillende varianten worden aangeboden (beginners/gevorderden, ochtend/avond, verschillende locaties), zonder dat er per variant aparte administratie nodig is.
Geautomatiseerde inschrijfflow via de website
Deelnemers kunnen zich eenvoudig online inschrijven via de website van de organisatie. Daarbij houdt het systeem rekening met belangrijke factoren zoals:
- Relatie tussen betaler en deelnemer – Ouders kunnen kinderen inschrijven, bedrijven kunnen medewerkers aanmelden, etc.
- Leeftijdscontroles – Bijvoorbeeld om te voorkomen dat een volwassene zich per ongeluk inschrijft voor een kinderactiviteit.
- Beschikbaarheid – Alleen activiteiten waar nog plek is worden getoond, met wachtlijstopties als gewenst.
- Betalingen – Deelnemers kunnen direct betalen via iDEAL, creditcard of factuur, en er zijn opties voor gespreid betalen.
Dankzij automatische bevestigingsmails en facturatie wordt de administratieve afhandeling tot een minimum beperkt.
Inschrijvingen en betalingen volledig geïntegreerd
Alle inschrijvingen worden automatisch verwerkt in het administratiesysteem. Dit biedt de mogelijkheid om:
✔️ Annuleringen en wijzigingen eenvoudig te beheren
✔️ Eventuele terugbetalingen snel af te handelen
✔️ Financiële verwerking te koppelen aan boekhoudsystemen (bijv. AFAS, Exact)
✔️ Deelnemersstatistieken en bezettingsgraden in te zien
Automatische communicatie met deelnemers
Het systeem verstuurt automatisch gepersonaliseerde e-mails naar deelnemers. Denk aan:
- Bevestigingen na inschrijving en betaling
- Herinneringen voor de start van een cursus
- Nazorg e-mails zoals feedbackverzoeken of certificaten
Hierdoor blijven deelnemers goed geïnformeerd en wordt handmatige opvolging door medewerkers tot een minimum beperkt.
Naadloze integratie met bestaande systemen
Onze oplossingen kunnen eenvoudig geïntegreerd worden met bestaande software binnen je organisatie, zoals:
- CRM-systemen (Microsoft Dynamics, Thinkwise, Navision) voor klant- en ledenbeheer
- ERP-oplossingen voor personeels- en financieel beheer
- Boekhoudsoftware (AFAS, Exact) voor automatische factuurverwerking
- Ticketing en aanwezigheidsregistratie (bijv. koppeling met QR-codes)
Door koppelingen met andere systemen zorgen we ervoor dat gegevens altijd actueel en correct zijn, zonder dubbele invoer of fouten.
Van planning tot betaling – alles in één systeem
Met onze oplossingen kunnen culturele instellingen hun cursusadministratie optimaliseren en vereenvoudigen. Dit bespaart niet alleen tijd en kosten, maar zorgt ook voor een betere ervaring voor zowel medewerkers als deelnemers.